Een nieuwsbrief of een uitleg van je manager, welke van deze vormen van communicatie zou de meeste impact hebben? Iedereen zal intuïtief de betrokkenheid van een manager hoger prioriteren, maar in de praktijk van organisaties zien we dat er vaker gekozen wordt voor de route besluit -> opdracht aan afdeling communicatie -> communicatie door middel van middelen zoals nieuwsbrieven en flyers.
Communicatie is communicatie, lijkt het dan. Maar hoewel ze beide onderdeel uitmaken van het kennisdomein communicatie, is de ene lijn de verantwoordelijkheid van de lijnmanager, en de andere van de communicatieafdeling. We zien dat in veel organisaties de communicatieafdelingen belast worden met de taak om een besluit te communiceren, terwijl zij alleen ondersteunend zijn door middel van het faciliteren van parallelle communicatie.
De echte impact wordt gemaakt in de lijncommunicatie. Dit is de directe communicatie tussen leidinggevenden en hun teamleden, zoals tijdens een werkoverleg of een-op-een-gesprek. Recente onderzoeken tonen aan dat hier de grootste kansen én de grootste knelpunten liggen. Om een organisatie echt vooruit te helpen, moeten we het onderscheid tussen deze twee vormen van communicatie begrijpen en de lijncommunicatie drastisch versterken.
Een van de meest gehoorde klachten op de werkvloer is een gebrek aan duidelijkheid. Een strategische beslissing wordt aangekondigd in een e-mail, maar wat betekent dit concreet voor team X of afdeling Y? Medewerkers hebben een groeiende behoefte aan specifieke duiding en zingeving. Ze willen niet alleen horen wat er is besloten, maar vooral waarom en wat dit voor hun werk betekent.
Hier ligt de sleutelrol voor de leidinggevende. Hij of zij is de aangewezen persoon om de algemene, parallelle informatie te vertalen naar de context van het eigen team. Het probleem is dat veel leidinggevenden onvoldoende bewustzijn, kennis of kunde hebben om deze rol effectief te vervullen.
De oplossing: Train de manager en benoem de functie van lijncommunicatie in werkoverleggen.
Communicatie is geen eenrichtingsverkeer. Wanneer er een gebrek is aan zowel top-down (wat zijn de doelen, keuzes en opbrengsten?) als bottom-up (wat speelt er op de werkvloer, waar lopen we tegenaan?) communicatie, ontstaat een gevaarlijk vacuüm. Dit vacuüm wordt al snel gevuld met ruis, verlies van motivatie en begrijpen van besluit en weerstand tegen verandering.
Lijncommunicatie is de enige manier om echte wederkerigheid te organiseren. Dit vraagt om een structurele aanpak. Een krachtig advies is om communicatie een vast onderdeel van elke overlegstructuur te maken. Voeg het als standaardpunt toe aan de agenda. Stel aan het einde van elke vergadering de vragen:
- "Wat moeten we hierover communiceren naar onze teams?" (Top-down)
- "Welke feedback of signalen moeten wij vanuit onze teams meenemen naar het volgende overleg?" (Bottom-up)
Door dit te formaliseren, wordt communicatie een actieve en wederkerige verantwoordelijkheid in de lijn, in plaats van een passieve taak van een afdeling.
Uiteindelijk is de kwaliteit van de interne communicatie direct verbonden met het welzijn van medewerkers. Een gevoel van werkplezier en vertrouwen ontstaat niet door een anonieme mededeling, maar door menselijk contact. De dialoog is hierin essentieel. Een open gesprek waarin geluisterd wordt, vragen gesteld mogen worden en meningen er toe doen, is de basis voor een veilige en motiverende werkomgeving.
Leidinggevenden vinden het vaak lastig om deze dialoog te stimuleren, zeker bij gevoelige onderwerpen. Gelukkig hoeven ze het wiel niet zelf uit te vinden. De communicatieafdeling kan haar positie en kennis inzetten om bestuur en directie en managers te voeden met goede informatie, tips en tricks rondom de lijncommunicatie.
Conclusie
Organisaties moeten een fundamentele keuze maken. Blijven we investeren in parallelle middelen die informeren maar niet engageren? Of investeren we in de communicatieve kracht van onze leidinggevenden? De communicatieafdeling van de toekomst is geen contentfabriek, maar een trainings- en coachingscentrum dat managers in de lijn in staat stelt om de meest cruciale rol te vervullen: het verbinden van de organisatie met de medewerker door middel van een open, duidelijke en wederkerige dialoog. Dát is waar de echte winst te behalen valt.
Benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen?
Vul het formulier in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.
Liever even bellen?
Tel: 085 130 69 97